四国の多様な働き方と採用について

お客様のお役に立ちたいという思いを一つにして

「業務委託」の道

高知大学医学附属属病院では、10年ほど前から病院業務の見直しのため段階を経て業務委託を行ってきており、カルテ管理業務もその一つです。
全面外部委託をして以来、1年ごとの入札制度を採用しているカルテ管理業務。1年ごとに業者が変わる可能性があるため、かねてから懸案事項は業者変更時の引継ぎでした。今回もスタッフがほぼ総入れ替えとなり、医学部附属病院様では4月からトラブルが続発するのではないかと不安を拭い去ることが出来ません。
アビリティーセンターとしても、そんな不安を横目に、どうしたらスムーズに引継ぎができ医学附属属病院様に安心して任せていただけるかを試行錯誤していました。
その結果、通常1名の管理者を2名体制にして業務を完璧に把握すること、教育マニュアルを作ること、医学部附属病院様との信頼関係を作ることの3つに重点を置いて、新しいカルテ管理チーム作りに取り組みました。

未経験の主婦からカルテ管理のプロフェッショナルへ。

業務の引継ぎの中で気づいたことは、スタッフ全員が同じレベルで仕事を出来なければ、うまく回らないという点と、報告・連絡・相談がとても大切な業務だという点です。これらの特性を踏まえて、同じ方に長く就業していただけるよう、短時間シフト勤務というスタイルを考案しました。その結果、集まったスタッフはフルタイムや残業する事が難しい主婦の方ばかりです。最初は未経験者の集まりでしたが、教育マニュアルの存在と2名の管理者の徹底的な指導のお陰で、短期間で業務をほぼ完璧にこなせるようになりました。 現在ではチームとしてのまとまりもでき、お互いにフォローしながら業務を進められるようになっています。

患者さまの大切な個人情報を守るために

カルテ管理の主な業務には、初診患者のカルテの作成、再来患者のカルテ取り出し、電子カルテへの画像読み込みなどがあります。カルテは患者の重大な個人情報であるため、紛失や情報漏洩は絶対に避けなくてはなりません。漏洩以外にも、別の方のカルテを診療科に届けてしまったり、時間がかかり過ぎて診察に間に合わなかったりなど想定されるトラブルはたくさんあり、実はとても大変な仕事です。こうしたトラブルを避けるためには、大切な個人情報を扱っているんだという1人1人の思いが一つになる事が必要です。そのために、業務においては、どんなに忙しくても指差し呼称してIDを確認することを徹底しています。またルールを守り、わからないことがあれば必ずリーダーに聞く、体調管理を万全にし、自己管理を徹底することを全員に周知し、実行しています。

お客様と同じ思いを胸に

現在アビリティーセンターは、カルテ管理の質を上げるために、院内の診療情報管理委員会にオブザーバーとして出席しています。 その結果、今後電子カルテ上での運営がさらに進む中でどうカルテを扱えばよいかなど、業務の方向性も把握するようになりました。 日々の業務改善については、医療サービス課様と相談をしながら、より患者様のお役に立て医療が円滑に進むための工夫を行っています。その一例として、各種帳票を整理する棚を新設し、看護師や医療クラークの方が分かりやすいような現場の整備を進めました。また、医療サービス課だけではなく、カルテ管理用のシステムを管理している課、各診療科を束ねている看護師長などとの連携も重要なので、常に関連各部署との報告・連絡・相談を心がけています。
アビリティーセンターカルテ管理チームには、常に「協働」の気持ちが根付いています。 それは、お客様の目指す目標を共に目指し、お客様と同じ思いで業務に取り組むことが、業務委託の最大のメリットである「業務の効率化」と「改善」を生みだす原点だと信じているからです。 「アビリティーセンターに頼んで良かった」。そう言ってもらえる日が来るよう、カルテ管理チームは今日も医学部附属病院様と同じ思いを胸に、業務に取り組んでいます。

お客様の声

高知大学医学部附属病院 様 [医療サービス課 課長補佐] 都築 泰仁

カルテ室は縁の下の力持ちのような役割を担っており、診療における重要な箇所です。委託開始から1年経たないにもかかわらず、よくやっているなと感じます。アビリティーセンターへ委託を開始してから、カルテ室の環境整備が進みました。またスタッフさんは皆さわやかで、応対が良いですね。医学部附属病院のカルテ管理は今まさに過渡期であり、更なる電子カルテの整備や対策が進められていきます。今後も変化に柔軟に対応できる体制を続けていってもらいたいです。

ABILITY PARTNER’S PROFILE

高知大学医学部附属病院 様

所在地 〒783-8505 高知県南国市岡豊町小蓮
電話 088-866-5811(代表)

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